1. 邮件主题

一封邮件的主题一定要简单扼要，符合邮件的主题内容。一般都是以客户所需的产品名称作为邮件的主题。

注意邮件主题要尽量避免使用标点符号，避免使用大写字母缩写形式，以免邮件被过滤掉，使客户无法接收到我们的邮件。

对于同一主题下的邮件往来，尽量在原邮件回复，便于双方了解事件的进展。如果有新事件需要联系时，要用新的邮件新的主题回复，避免造成误解。

2.邮件抄送

发送邮件时，要根据邮件的具体内容抄送给自己的主管和相关岗位的工作人员，这么做的；很大好处就是让客户感到你的公司很正规很系统，提升公司在客户心目中的形象；同时让相关人员了解掌握相关内容，减少沟通成本；让主管可以随时跟进监督自己的业务情况，及时提出合理的指导和建议。

回复邮件时，“Reply all”抄送给客户来函时抄送的其公司相关人员，这样做既可以省去客户收到你的邮件后要转发给相关人员的麻烦，又让客户感到温暖。

3.邮件内容

在邮件内容上，需要简明扼要，海外不少的客户都不喜欢绕圈子，直接切入主题或许会取到不错的效果，但是在做到简而精同时，别忘了在简单的内容中描述自己的产品特点,同时也要注意以下几点：

1、称呼：称呼属于礼仪，礼仪讲究的就是客尊原则，要注意对应性。无论客户首发还是后续邮件，如果客户称呼你“Hi A”，你的回复应当是“Hi B”；如果客人邮件称呼“Dear Mr.名+姓”你的回复应当是“Dear Mr.名+姓”，不能搞反成“Dear 姓或者名”。

2、全面：客户邮件中，如果提了三点要你回答的问题。你回答了其中两点就结束，且不管你这两点回答的质量多么专业、多么好，另外一点不回复，既不说明为什么不能回复，更不交代何时回复。是丢三落四呢，还是对客人不够尊重？换位思考，若你是客人，请问你又作何感想？如果客户问题较多，为方便客户可以在客户原邮件问题上标注进行回复。

3、及时：对于客户的来函，必须秉持及时回复的原则，要了解客人所在地的时差，不能让客人次日看到回复。如果不能及时回复客人邮件中提出的问题，应当回复说明何时答复复客人，并在承诺的时间内予以答复。

4、重点：邮件中内容，要引起客人注意和重视。尽量不要使用红色等颜色，因为对于颜色的禁忌各国各有不同，稍有不注意就会引起客人的反感。比如：比利时人最忌蓝色，如遇不祥之事，都用蓝衣作为标志；泰国忌红色，认为红色是不吉利的颜色，因为写死人姓氏是用红色；伊拉克 讨厌蓝色，视蓝色为魔鬼，在日常生活中忌讳使用蓝色... ... 所以函电中需要重点标记的内容，直接加重加粗就可以了。

5、礼貌：多使用Would you please... 和 Please kindly let me know ... 等比较礼貌客气的语句。另外，如果客人邮件中热情地说了一大堆，他是如何喜欢你的国家和城市，你回复时应该礼貌性回一句“是啊！谢谢，你的国家也很美！”。你如果只字不提，那客人不是“热脸贴了你的冷屁股”了吗？ 如果客户邮件中说：How are you doing? 或者It was great to meet you at your booth on the 118th Canton Fair.你回复的邮件中却找不到与此所对应的回复语句，那也属于不礼貌的行为。

4.签署落款

这一般包括发信人的姓名、职务外加公司的名称、地址、电话、传真、网址等。一个漂亮的落款也显示公司的正规和实力，如果不会弄，就找专业的人士设置一下吧，这是很有必要的！